REGLEMENT INTERIEUR

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’Association ARVAC, conformément à l’Article 15 de ses statuts.  Il s’applique obligatoirement à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.

Il est disponible au siège de l’Association et une copie doit être remise à chaque adhérent qui en fait la demande (moyennent une participation aux frais de reprographie de 2 €) ; il est également consultable sur le site Internet de l’Association.

Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts.  En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

Le présent règlement précise le fonctionnement interne de l’Association ; il concerne notamment :

Titre I : L’adhésion à l’Association

Titre II : Les institutions de l’Association (assemblées générales, Conseil d’Administration, bureau du Conseil, Commissions)

Titre III : Les attributions des organes dirigeants

 

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TITRE I – ADHESION A L’ASSOCIATION

Article 1 – Admission de membres nouveaux

Pour être membre actif ou bienfaiteur de l’Association, il faut être agréé par le Conseil d’Administration et s’engager à payer une cotisation annuelle dont le montant est fixé chaque année par l’Assemblée Générale.

Les demandes d’adhésion sont formulées par écrit par les candidats et acceptées par le CA après que celui-ci aura vérifié si le candidat répond aux conditions exigées par les statuts.

Article 2 – Refus d’admission

L’Association se réserve le droit de refuser une demande d’adhésion, sans avoir à motiver sa décision.

Article 3 – Cotisation

Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise.  Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.

Article 4 – Fichier des adhérents

Les adhérents sont informés que l’Association met en œuvre un traitement automatisé des informations les concernant.  Ces informations sont destinées au secrétariat de l’Association et à usage exclusif de l’Association.  Elles peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification selon les dispositions de la Loi du 6 janvier 1978.  Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’Association.

Article 5 – Démission

Conformément à l’article 7 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple sa démission au président de l’Association.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

TITRE II – INSTITUTIONS DE L’ASSOCIATION

Article 6 – Assemblées Générales

CONVOCATION : L’AGO annuelle, convoquée par le président, a lieu au mois d’août.

Les convocations aux Assemblées Générales, envoyées au moins quinze jours à l’avance, sont adressées  par courrier simple ou par courrier électronique.

ORDRE DU JOUR : Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation.  Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée ; toutefois, toute proposition portant la signature de dix membres et remise au président au moins dix jours avant la réunion prévue, pourra être soumise à l’Assemblée Générale.

Article 7 – Conseil d’Administration

Les candidats à un poste d’administrateur doivent faire acte de candidature auprès du président en exercice et celui-ci doit en aviser les autres administrateurs avant rédaction de l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale.

S’il y a plus de candidats que de postes à pourvoir, sont élus ceux des candidats qui ont recueilli le plus de voix et à condition d’avoir recueilli au moins la moitié des suffrages exprimés  (cf. Article 13 des statuts).

Les administrateurs élus par l’Assemblée Générale constituent le Conseil d’Administration de l’Association ; leur nombre est compris entre sept et quinze.  Les mandats sont de six ans et le Conseil se renouvelle par tiers tous les deux ans.  En cas d’augmentation ou de diminution du nombre d’administrateurs, les durées des mandats seront ajustées de façon à continuer à permettre le renouvellement équilibré du nombre des administrateurs tous les deux ans.  En cas de besoin, les administrateurs dont la durée de mandat doit être réduite sont tirés au sort.

En cas de démission ou d’empêchement d’un administrateur, un remplaçant est éventuellementcoopté par le Conseil et le mandat de ce nouvel administrateur se termine à la date à laquelle aurait pris fin le mandat de l’administrateur remplacé.  Si sa durée est supérieure à trois ans, ce mandat à durée partielle compte dans le décompte du nombre maximum de mandats consécutifs autorisé pour cet administrateur.

Article 8 – Bureau

Le bureau est élu par le Conseil d’Administration lors de la séance de CA qui suit l’Assemblée Générale ayant renouvelé un tiers des administrateurs.  La durée du mandat des membres du bureau est de deux ans.

Les candidatures aux postes de président et de vice-président doivent être exprimées par écrit et adressées à chaque membre du Conseil au plus tard la veille de la réunion du CA au cours duquel a lieu l’élection en question ; les candidatures aux autres postes du bureau peuvent être exprimées oralement en séance de CA.

En cas d’empêchement, ou de démission de son poste,  d’un membre du bureau, le poste est pourvu par une élection au sein du CA au plus tard dans les six mois qui suivent la constatation de la vacance du poste ; le mandat du nouveau titulaire du poste prend fin à la date prévue originellement.

Article 9 – Réunions

Le Conseil se réunit au moins une fois par an sur convocation du président ou sur la demande du tiers de ses membres.  Les administrateurs empêchés peuvent donner pouvoir de les  représenter à l’un d’entre eux.  Le nombre de pouvoirs pouvant être possédé par chaque administrateur est limité à deux, en plus de sa propre représentation.

Les décisions sont prises à la majorité des voix et ne sont valables que si le tiers des membres du Conseil est présent ; en cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Tout membre du Conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.

TITRE III  - ATTRIBUTION DES ORGANES DIRIGEANTS

Article 10 – Conseil d’Administration et Président du CA

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire ou autoriser tous actes qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale.

Le président est chargé de l’exécution des décisions du Conseil ; il se fait aider pour cela par les  membres du bureau et éventuellement par des commissions.  Il représente l’Association en justice et dans tous les actes de la vie civile.  Il est investi de tous les pouvoirs à cet effet.  Il préside toutes les Assemblées ; en cas d’empêchement, il est remplacé par un vice-président ou, à défaut, par le membre le plus ancien du Conseil d’Administration présent à ladite réunion.

Article 11 – Autres membres du bureau

De façon non limitative, il est précisé ceci :

Secrétaire : Il est chargé de l’envoi des convocations, des comptes rendus des  diverses réunions (rédaction, diffusion après approbation en CA).

Secrétaire-adjoint : Il tient à jour le fichier informatique des adhérents et le met à disposition des autres membres du bureau (cotisations, courriers, etc.), il gère le site informatique de l’Association Trésorier : Il appelle et perçoit les cotisations, règle les dépenses, tient les comptes bancaires, établit le rapport financier annuel.